Wer heute in einem Büro arbeitet und noch nie an einem digitalen Meeting teilgenommen hat, ist wahrscheinlich schwer zu finden. Selbst die größten Digitalisierungsverweigerer sind nach zwei Corona-Jahren in der Lage, sich in eine Online-Konferenz einzuwählen. Manchmal sogar, selbst eine zu organisieren. Dass digitale Meetings immer ohne Hindernisse ablaufen, lässt sich daraus aber nicht schließen.
Abgelenkt und eingeschlafen
Im Gegenteil: Forscher der Stanford University haben in einer Studie mit mehr als 10.000 Personen gezeigt, dass virtuelle Meetings für die Teilnehmer fordernder sind als Meetings vor Ort. Eine Untersuchung aus Deutschland belegt wiederum, dass es Teilnehmer:innen von digitalen Meetings schwer fällt, über einen längeren Zeitraum konzentriert und bei der Sache zu bleiben.
Jeder zweite von ihnen erledigt daher nebenbei auch andere Aufgaben, darunter private. In der Gruppe der 18 bis 34jährigen tun das gleich 61 Prozent. Mehr als jeder Zehnte gibt außerdem zu, schon einmal während eines Online Meetings eingeschlafen zu sein.
Damit Videokonferenzen gelingen, braucht es daher mehr als nur die Fähigkeit, das entsprechende Tool am Computer zu starten. Gefragt sind auch: gutes Zeitmanagement, situationsgerechte Moderation und Fingerspitzengefühl, etwa bei der Frage, ob die Kameras ausgeschalten werden dürfen oder nicht.
Verbindlichkeit per Kamera, aber auch Erschöpfungserscheinungen
Aktivierte Kameras werden in vielen Studien als einer der wichtigsten Faktoren für die psychische Erschöpfung genannt, die Video-Meetings verursachen können, da man sich ständig selbst beobachten kann. Andererseits zeigen Forschungsergebnisse aber auch: Ohne Blickkontakt verlaufen Videokonferenzen deutlich weniger verbindlich. So hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation die Vorteile des durch die Kamera vermittelten Blickkontakts erhoben und kam zu dem Ergebnis: Die Einbindung der Teilnehmer:innen und die Entscheidungsfindung gelingen mit Kamera deutlich besser.
In wichtigen Meetings sollten die Kameras daher auf jeden Fall eingeschalten bleiben. Im Gegensatz dazu empfiehlt es sich, das Mikrophon auszuschalten, sofern man keinen Sprechbeitrag hat. Um die Erschöpfungserscheinungen zu reduzieren schlägt die Stanford-Studie vor, das eigene Bild wegzuklicken, damit man sich besser auf den Moderator konzentrieren kann.
Funktionierende Technik
Die wichtigste Voraussetzung ist und bleibt aber die funktionierende Technik. Wir empfehlen daher, die Kamera und das Mikrophon vor dem Meeting zu testen und dabei gleich auch einen Blick auf die Lichtverhältnisse zu werfen. Optimalerweise sollte der Lichteinfall von vorne kommen und die Kameralinse ungefähr auf Augenhöhe sein. Ist sie zu tief, etwa bei der Nutzung eines Laptops, leisten ein paar untergelegte Bücher gute Dienste.
Noch mehr praktische Tipps zum Thema Video-Konferenzen gibt es in unserem neusten Video. Hier erzählt Thorsten Staudenmaier-Föhr, wie er das Beste aus seinen digitalen Meetings herausholt.
