Die Corona-Pandemie 2020 hat IT-Manager und Geschäftsführer quasi über Nacht vor die Herausforderung gestellt, ihren Mitarbeitern mobile Arbeitsplätze mit entsprechender Infrastruktur zur Verfügung stellen zu müssen. Einige Unternehmen waren auf diese Situation besser vorbereitet als andere. Nicht wenige Unternehmen hatten bis dahin keinerlei Erfahrung mit mobilem Arbeiten. Es waren weder Laptops noch Mobiltelefone für die Mitarbeiter vorhanden und erst recht keine digitalen Plattformen verfügbar, mit denen die Mitarbeiter kommunizieren, zusammenarbeiten und aus der Ferne sicher auf Daten zugreifen konnten.
Hinzu kam, dass sich Mitarbeiter, die bis dahin noch regelmäßig am Kopierer standen, plötzlich mit einem ganz neuen Arbeitsumfeld auseinandersetzen mussten: Mit digitalen Kommunikationsplattformen und Geschäftsprozessen.
Aber so ins kalte Wasser geworfen zu werden, hat auch seine guten Seiten: Die Digitalisierung wurde beschleunigt!
Die Krise macht sichtbar: Digitalisierung ist eine unumgängliche Investition
Ein positiver Aspekt der Corona-Krise ist die Beschleunigung der Digitalisierung. Unternehmen, die in der Vergangenheit bereits in digitale Arbeitsplätze investiert haben, konnten meist schnell und souverän auf die Krise reagieren. Alle anderen mussten improvisieren und kurzfristig mobile Geräte besorgen, was sich angesichts der Lieferengpässe und steigender Preise nicht einfach gestaltete. Ein Learning aus der Krise ist die Tatsache, dass niemand um die Digitalisierung herumkommt. Der Digital Workplace ist eine wichtige und notwendige Investition, um die digitale Transformation zu vollziehen. Nun liegt es bei den Unternehmen, die improvisierten Maßnahmen nachträglich zu betrachten und ggf. zu korrigieren und optimieren, um sie in Einklang mit einer zukunftsfähigen und nachhaltigen Digitalisierungsstrategie zu bringen.
Langfristige Ziele definieren für eine erfolgreiche digitale Transformation
Obwohl angesichts der Wirtschaftskrise und niedriger Wachstumsraten der Gedanke an Sparmaßnahmen erst einmal näher liegt, als der an Investitionen, rechnen sich Investitionen in digitale Arbeitsplätze schon alleine durch die Hardware und die steigende Produktivität, die bereits in zahlreichen Studien belegt wurde.
Es muss zunächst einmal das langfristige Ziel formuliert werden:
"Die Frage, die sich Unternehmen nun stellen sollten, lautet: 'Wie investieren wir in IT, wenn wir der Belegschaft die orts- und zeitunabhängige produktive Arbeit außerhalb des Firmengebäudes ermöglichen wollen, und zwar mit Zugriff auf alle relevanten Daten und der Einbindung in alle Geschäftsprozesse?'"
Lukas Wojoczek, Technical Sales Digital Workplace bei CHG-MERIDIAN AG
Nicht am falschen Ende sparen und rechtzeitig in Hardware investieren
Ganz klar, zum Digital Workplace gehört mehr als nur die Hardware, aber ohne sie geht es nicht. Und es wäre fatal hier an performanten Geräten zu sparen. Vor allem wenn man die Beträge einmal ins Verhältnis rückt, sind Investitionen von rund 1.500 EUR pro Mitarbeiter vor dem Hintergrund der höheren Produktivität und der Vorteile für das Unternehmen durchaus gerechtfertigt. Das hat die Krise deutlich gezeigt. Für Unternehmen, die bereits vor Corona in Hardware für Mitarbeiter investiert haben, hat sich diese Investition ausgezahlt.
"Zu unserem Kerngeschäft gehört, bei Investitionen in den digitalen Arbeitsplatz Kostenreduzierungen einzubringen. Das fängt schon mit dem Zeitpunkt der Investition an. Für jedes Gerät gibt es eine optimale Laufzeit. Wenn Sie die richtige Zeit wählen, um Hardware auszutauschen, haben Sie einerseits den bestmöglichen Restwert, andererseits profitieren Sie am meisten von neuen Technologien. Allein das ergibt in der Summe eine Kostenersparnis. Das ist wie bei der Tiefkühlpizza, die nach 15 im Backofen am besten schmeckt. Nach 10 Minuten ist sie aber noch gefroren und nach 20 Minuten schon schwarz."
Thorsten Staudenmaier-Föhr, Solution Manager Service Design bei CHG-MERIDIAN AG
Mobiles Arbeiten erfordert geeignete Plattformen für die digitale Zusammenarbeit
Die beste Hardware allein nutzt wenig, wenn nicht eine geeignete digitale Infrastruktur dahintersteht. Automatisierte Arbeitsprozesse, eine passende Anwendungsplattform und geeignete Collaboration-Tools. Die Mitarbeiter müssen auch aus der Ferne die Möglichkeit haben, sicher auf Daten und Services zuzugreifen.
Eine solche Plattform hat zahlreiche Vorteile. Sie vereinfacht nicht nur die mobile Arbeit und Kommunikation, sondern sorgt auch dafür, dass Endgeräte problemlos ersetzt oder ausgetauscht werden können. Denn wenn die Plattform stimmt, hängt die Arbeit nicht mehr von einzelnen Endgeräten ab und diese können flexibel getauscht werden, ohne dass es zu Ausfallzeiten kommt. Die Mitarbeiter können vom Handy genauso auf die Plattform zugreifen, wie vom Laptop. Die Daten sind von allen Geräten aus erreichbar. Die Vermeidung von Ausfallzeiten und Verzögerungen ist nicht nur bequem und praktisch, sie spart auch Kosten. Daher solle man die geeignete Plattform mit Bedacht auswählen.
Akzeptanz bei den Mitarbeitern schaffen
Veränderungen sind unbequem. Sich mit digitalen Arbeitsmethoden auseinanderzusetzen bedeutet für viele Mitarbeiter erst einmal eine große Herausforderung. Die Mitarbeiter müssen sich im digitalen Arbeitsumfeld zurechtfinden: Video-Calls statt räumlicher Besprechungen, digitale Veranstaltungsbesuche, Organisation in sozialen Netzwerken. Das alles ist für viele neu. Es dauert, sich darauf einzustellen. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter hier abzuholen.
Denn ein langfristiges, kostenoptimiertes Digital Workplace-Konzept besteht aus drei ganz wesentlichen Bausteinen: Der geeigneten Hardware, einer passenden Plattform und dem Digital Mindset der Mitarbeiter!
